"Mettiamo in relazione persone e informazioni con semplicità": questo il motto che appare nell'home page architecta.it.
Architecta è l’associazione e la comunità di chi pratica e promuove la cultura dell’Architettura dell’Informazione e dello Human-Centered Design; un'Associazione che abbiamo conosciuto da poco meno di un anno e che ha deciso di utilizzare CiviCRM per gestire il loro database di associati.
Una realtà dove il core è proprio il rapporto con ciascun associato, la relazione creata e l'organizzazione di eventi che lo coinvolgono.
Ecco come ci presenta Davide Tomasella - Consigliere di Architecta - la loro attività e l'utilizzo di CiviCRM per gestire il ldatabase, membership e eventi.
D - Ciao Davide, partiamo dal principio: come avete conosciuto CiviCRM? Quali inoltre i motivi della scelta di un software Open Source per la gestione del database?
R - Abbiamo scelto CiviCRM dopo alcune ricerche online. Eravamo alla ricerca di un CRM per gestire al meglio i contatti della nostra Associazione (che fino a prima erano salvati semplicemente in un Excel). Abbiamo scelto CiviCRM proprio perchè è Open Source e quindi non avevamo costi di licenza, insostenibili per l'Associazione; inoltre, punto di forza che abbiamo valutato è la sua integrazione con WordPress che già utilizzavamo come CMS per il sito web.
D - Com'è stata la fase di organizzazione del database e il passaggio successivo (una volta importati i contatti)?
R - All'inizio c'è stato molto da imparare. Non è stato facile anche perché non volevamo semplicemente utilizzare lo strumento ma riuscire a capire le logiche di configurazione ed essere autonomi al 100% anche nella gestione di quella parte e delle possibili personalizzazioni.
Per entrare nelle logiche di organizzazione dei dati e lavorare al meglio sono necessarie alcune competenze tecniche; occorre spendere un po' di tempo per capire i flussi di lavoro e poter operare in autonomia. Per esempio ci siamo occupati di:
- import dei dati e la personalizzazione dei campi degli utenti, secondo le nostre esigenze;
- creazione di report personalizzati, ricerche e filtri per gestire i nostri contatti.
I passaggi successivi, ma necessari, sempre per capire in profondità le potenzialità del software, sono stati quelli di settaggio dei metodi di pagamento e invio di mail di sistema. Questi aspetti più tecnici, ci hanno reso più consapevoli delle potenzialità del software.
D - Attualmente state utilizzando CiviCRM principalmente per la gestione della membership e per la parte eventi? Quali sono i vantaggi riscontrati?
R - Nel nostro caso la membership è il cuore del CRM! Ci interessava tracciare principalmente i contatti dei soci, quindi abbiamo utilizzato lo strumento Membership integrato sul nostro sito per permettere ai soci di rinnovare la quota associativa annuale a nuovi iscritti di iscriversi in maniera completamente digitale. Il processo non è stato facile, perchè avevamo bisogno di tracciare campi personalizzati per l'utente e rilasciare una ricevuta di effettivo pagamento sia nel caso di persone fisiche che liberi professionisti (cioè dotati di Partita IVA).
Per quanto riguarda gli eventi, avevamo l'esigenza di gestire iscrizioni e pagamenti di eventi dedicati ai soci e non volevamo usare altri software esterni. Il modulo di CiviCRM dedicato agli eventi (CiviEvent) si è dimostrato all'altezza e ci ha permesso di gestire qualsiasi evento al meglio e di poter tracciare se ogni contatto se ha partecipato all'evento oppure no.
Abbiamo lavorato anche sulla parte di Area Riservata per i soci, fornendo a ciascuno un account per poter verificare la propria situazione da socio e aver accesso a contenuti esclusivi proprio come gli eventi. Questa parte è stata realizzata integrando ancora meglio CiviCRM con WordPress e sincronizzando i contatti che mano a mano durante l'anno si iscrivevano all'Associazione. In questo CiviCRM si è dimostrato uno strumento molto potente.
D - Cosa vi piacerebbe ampliare/migliorare?
R - Ci piacerebbe migliorare ancora di più la gestione degli utenti raccogliendo maggiori informazioni sui nostri soci e dando a disposizione agli utenti del sistema strumenti di ricerca più intuitivi e personalizzati per poter ad esempio ricercare facilmente i soci in base alla provenienza geografica oppure alle competenze specifiche.
Per quanto riguarda la parte degli eventi, vorremmo provare ad implementare il check-in fisico (attraverso QRcode) degli utenti che si registrano online per semplificare ancora di più la parte operativa e di back office dei nostri eventi.