Differenza tra ricevute e lettere di ringraziamento
La differenza tra le ricevute di pagamento e le lettere di ringraziamento è che le prime sono inviate immediatamente dopo che il contributo è stato ricevuto e normalmente contengono dati più amministrativi, come fosse uno scontrino che viene dato quando si acquista qualcosa.
Le lettere di ringraziamento, invece, sono una comunicazione successiva impostata dall'associazione in base alle proprie esigenze Di solito sono pensate per due importanti attività di comunicazione con i donatori, soci e abbonati:
- per trasmettere il nostro grazie, per informarli dei progetti e le attività che partiranno grazie al loro contributo, oppure delle attività dell'associazione, le regole, vantaggi ecc.
- per inviare la ricevuta delle donazioni dell'anno procedente. Non è solo una gentilezza nei confronti dei donatori perché si ricordino di richiedere i benefici fiscali nella dichiarazione dei redditi, ma è un'occasione importante per comunicare e ricordarsi dei donatori.
Entrambi questi scenari e altri ancora possono essere realizzati utilizzando la funzionalità “Lettere di ringraziamento”. Questa azione è disponibile sia nella schermata di risultati di ricerca che in quella di visualizzazione dei contributi.
Qui trovate il riferimento alla guida di CiviCRM per le lettere di ringraziamento.
L'aspetto delle ricevute di pagamento
Ecco un esempio di email di ricevuta generata da CiviCRM:
Come vedete assume un aspetto "tecnico", informativo e specifico dei dati che sono stati immessi nel form di donazione o iscrizione e dell'importo versato. A nosto avviso non è sicuramente questo il luogo dove inserire informazioni su progetti, campagne e attività.
Le ricevute di pagamento: come funzionano con CiviCRM
Al termine di un pagamento online CiviCRM invia automaticamente una email di ricevuta, a condizione che l'opzione di invio sia stata selezionata durante la configurazione della pagina dei contributi (Pagina del Contributo -> Sezione "Ricevute" -> Opzione "Invia ricevuta al contribuente?").
ATTENZIONE: La ricevuta non è da intendersi quella che viene inviata per la dichiarazione dei redditi, ma lo "scontrino" del pagamento effettuato dal donatore o socio.
I modelli email delle ricevute si trovano nel menu "Amministrazione -> Comunicazioni -> Modelli di Messaggio" nel tab "Messaggi dei Workflow di Sistema":
- per le iscrizioni: "Iscrizioni - Ricevuta (on-line)"
- per le donazioni (contributi): "Contributi - Ricevuta (on-line)".
I rispettivi modelli "off-line" vengono invece usati dal backend quando:
- per un'iscrizione: nella modifica dell'Iscrizione, si clicca su "Invia conferma e ricevuta?" e si preme "Salva"
- per un contributo: nella modifica del contributo, si clicca su "Invia Ricevuta?" e si preme "Salva" Qui trovate il riferimento alla guida di CiviCRM per le ricevute.
L'estensione Message Template Blocker
Questo comportamento standard di CiviCRM può essere modificato installando l'estensione Message Template Blocker che permette di configurare quali sono i Messaggi di Workflow (cosiddette "email di sistema") da bloccare.
Tra l'altro questa estensione ha una funzione molto utile, indipendentemente dal blocco delle email, che permette di creare un'attività nel contatto quando una email di sistema viene inviata.
La modifica dei template email di sistema non è semplice perché oltre ad essere in HTML, contengono al loro interno delle istruzioni condizionali come ad esempio:
- se il contributo è versato in onore o a favore di qualcuno
- se il contributo è sospeso appare la frase che si può impostare nel profilo
- se il contributo è periodico appare una frase che dice che si rinnoverà automaticamente
- se c'è una quota di iscrizione
- se c'è una data di fine iscrizione.
Alla email di ricevuta si può far allegare il PDF della ricevuta, ma, attenzione: il PDF è esattamente lo stesso della email e non utilizza un altro template. L'opzione è configurabile nel menu "Amministrazione -> Impostazioni di Sistema -> Misc (Undelete, PDFs, Limiti, Log, ecc.)", la voce "Allega copia PDF alle ricevute".
Numerazione delle ricevute
Le ricevute non hanno una numerazione progressiva. Come "numero" si può utilizzare l'id del contributo o l'id dell'iscrizione, si tratta di numeri unici, ma non sono progressivi dal punto di vista amministrativo, e non ripartono da 0 ogni anno. Se si vuole invece che abbiano un numero suggeriamo 2 soluzioni:
- l'utilizzo della estensione Donation Receipts che però è una funzione specifica e richiede del tempo per la configurazione del sistema
- la creazione di campi personalizzati e di un processo automatico che l'inizializzazione dei questi campi.
Entrambe le soluzioni richiedono del tempo per essere attuate. Tenete comunque presente che il numero di ricevuta per le donazioni e per le iscrizioni non è obbligatorio ai fini amministrativi.
Modelli personalizzati: Mosaico e CiviRules
Se si desiderano adottare modelli personalizzati o più semplici e si preferisce crearli con Mosaico, si deve agire in questo modo:
- Bloccare i messaggi di sistema usando l'estensione Message Template Blocker che abbiamo visto prima
- Creare delle regole con CiviRules che sulla base di trigger (eventi) e condizioni, inviano le email che desideriamo.
L'impiego di CiviRules nelle attività di Fundraising pensiamo sia indispensabile perché è uno strumento che permette di impostare delle regole per i nostri Workflow, come ad esempio ricordare ai donatori che possono fare un'altra donazione se è sono già passati un tot di mesi, ricordare agli iscritti che fra poco scade l'iscrizione ed indicargli il link di rinnovo…
Con CiviRules si possono inviare le email presenti tra i "Modelli di Messaggio" (menu Amministrazione -> Comunicazione -> Modelli di Messaggio, tab "Messaggi User-driven"). Diciamo questo perché se preferiamo utilizzare Mosaico perché è più facile da usare e ci permette di avere email più belle, i template di Mosaico non appariranno tra questa lista perché normalmente si usano per inviare le newsletter (Mailings).
Per averli nella lista dei "Modelli di Messaggio", occorre installare l'estensione Mosaico Message Templates.