Secondo la normativa tutte le Associazioni e le Cooperative devono tenere aggiornato il Libro Soci.
La prassi giuridica ad oggi dice che una Associazione può tenere il Libro Soci esclusivamente come documento in file, fare tutti gli aggiornamenti in entrata e uscita, ma obbligatoriamente stamparlo a fine anno (o esercizio contabile), oppure su richiesta dell'autorità pubblica (magari in caso di ispezione), oppure per necessità (una Banca ad esempio che ne chiede una copia, o per partecipare ad un bando per contributi o finanziamenti agevolati).
Il Libro Soci deve contenere:
- i dati anagrafici di ciascun socio: nome, cognome, codice fiscale e residenza;
- la data di ammissione con il verbale dell'Organo Amministrativo che lo ha deliberato;
- il numero del socio;
- la quota associativa (Associazioni) o la quota sociale (Cooperative) versata;
- l'eventuale recesso o esclusione da socio con la data della delibera sempre dell'Organo Amministrativo che lo ha deliberato;
Il numero del socio è obbligatorio e deve essere progressivo. In fase di stampa si segue l'ordine temporale delle operazioni fatte nel Libro Soci, quindi dal 01/01 al 31/12 cioè giorno per giorno. Di conseguenza anche i verbali del Consiglio Direttivo di ammissione o recesso socio saranno in ordine temporale.
Lista soci e lista movimenti
Nella nostra realizzazione il Libro Soci è formato da due stampe:
- La lista dei soci: contiene i dati riassuntivi dei soci con il totale delle quote sociali o associative sottoscritte e versate. Viene stampato seguendo la numerazione progressiva del numero di socio.
- Le movimentazioni dei soci: è la lista di tutte le movimentazioni di quote associative o sociali versate nel periodo di riferimento (esercizio contabile). È ordinato per data di versamento della quota.
La stampa delle movimentazioni è necessaria perché è possibile che per ogni singolo socio all'interno dell'esercizio contabile ci siano più movimenti; capita più frequentemente nelle Cooperative in cui ad esempio un socio sottoscrive un certo numero di azioni o quote sociali e le versa a rate, oppure un socio recede nello stesso anno in cui ha sottoscritto nuovo capitale. Ma anche nelle Associazioni può capitare che alcune abbiano movimenti in entrata ed uscita anche durante lo stesso anno.
Le differenze della stampa del Libro Soci tra Associazioni e Cooperative
Nelle Associazioni la quota associativa non viene mai restituita perchè è un contributo a fondo perduto che il socio dà. Al contrario delle Cooperative dove si parla di quota sociale del capitale. Teoricamente durante uno stesso anno una persona può chiedere di essere ammessa e recedere dalla stessa Associazione più volte, ovviamente dipende dalla Associazione stessa accettare o meno questo comportamento.
Mentre nelle Cooperative il numero progressivo del socio rimane invariato per sempre oppure fino al suo recesso, nelle Associazioni il numero si rigenera ogni anno: nasce all'inizio di ogni singolo anno, e muore alla fine dell'anno stesso; cioè, si riparte da 1 al 1° gennaio di ogni anno e la numerazione dei soci deve essere progressiva in base alla data di ammissione deliberata dal Consiglio Direttivo. Se l'Associazione, ad esempio, stampa la tessera del socio ogni anno la sua numerazione sarà diversa perché dipenderà dalla data in cui ha rinnovato.
Considerando il modulo di CiviCRM per la gestione dei soci (CiviMember), ricordiamo che le tipologie di iscrizione sono diverse a seconda del tipo di Ente:
- le Associazioni hanno una quota annuale che non può essere restituita. L'"Unità di Durata del Tipo di Iscrizione" è 1 anno. La quota può anche essere gratuita, ossia con un valore pari a 0.
- nelle Cooperative i soci possono sottoscrivere nuove azioni o quote sociali. L'"Unità di Durata del Tipo di Iscrizione" è "tempo di vita" (lifetime).
Ci sono inoltre differenze su come e dove inserire il numero del socio:
- per le Associazioni, poiché deve essere rigenerato ogni anno sulla base della data di ammissione, raccomandiamo di creare un campo personalizzato nei Contributi per salvare il numero del socio. L'estensione ha poi in processo schedulato che assegna in automatico il numero del socio;
- per le Cooperative il numero del socio può "seguire" l'Iscrizione (Membership) e per questo raccomandiamo di creare un campo personalizzato nelle Iscrizioni.
L'estensione Member Book nel dettaglio
Una volta installata in CiviCRM l'estensione Member Book crea:
- un nuovo menu in "Amministra -> CiviMember -> Member Book Settings"
- 2 report: MemberbookMembers e MemberbookContributions che corrispondono rispettivamente alla stampa della Lista soci e la stampa delle Movimentazioni dei soci
- un processo automatico per impostare in automatico il progressivo del numero socio (utile per le Associazioni che devono rigenerare ogni anno il numero socio)
Il report MemberbookMembers
Visualizza la lista delle movimentazioni di quote associative o sociali versate nel periodo di riferimento. Quest'ultimo può essere impostato nella sezione "Filtri" del report nel campo "Anno": se impostato visualizza solo le iscrizioni attive per l'anno specificato considerando la data di inizio e fine di iscrizione.
Il report aggiunge queste colonne:
- Totale quote: il totale delle quote sottoscritte
- Quota sottoscritta: il totale dei contributi sottoscritti per l'iscrizione
- Quota versata: il totale pagato per i contributi sottoscritti per l'iscrizione. Considera eventuali rimborsi.
Il report MemberbookContributions
Visualizza la lista delle movimentazioni di quote associative o sociali versate nel periodo di riferimento. Quest'ultimo può essere impostato nella sezione "Filtri" del report nel campo "Anno": se impostato visualizza solo le iscrizioni attive per l'anno specificato considerando la data di inizio e fine di iscrizione.
Il report aggiunge queste colonne:
- Numero di quote: il numero delle quote sottoscritte nel movimento (il default è 1)
- Totale movimento: il totale del movimento (in CiviCRM è chiamato "contributo")
- Totale quote: il totale delle quote sottoscritte
- Quota sottoscritta: il totale dei contributi sottoscritti per l'iscrizione. Attenzione che se nelle impostazioni dell'estensione è selezionato "Considers only contributions for one year", il totale corrisponde all'importo del contributo, sostanzialmente al "Totale movimento".
- Quota versata: il totale pagato per i contributi sottoscritti per l'iscrizione. Considera eventuali rimborsi. Attenzione che se nelle impostazioni dell'estensione è selezionato "Considers only contributions for one year", il totale corrisponde all'importo versato del contributo, sostanzialmente al "Totale movimento" a cui si sottrae l'eventuale rimborso.
Nell'immagine successiva mostriamo l'associazione tra le etichette impostate nella configurazione e i titoli di colonna dei report:
La stampa del Libro Soci
Una volta impostati i filtri (anno di riferimento, tipologia di iscrizione, status del contributo, status dell'iscrizione) potete scaricare il file in:
- formato PDF (Azione "Stampa su PDF"): il file PDF viene prodotto a tutta pagina, senza intestazioni né piede di pagina in modo che possa poi essere stampato e timbrato dall'autorità competente oppure essere firmato digitalmente con marcatura temporale;
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in formato CSV (azione "Esporta come CSV"): puoi aprire il file CSV con Excel o LibreOffice Calc e per cambiare ordinamento, spostare le colonne, impostare un formato per una stampa personalizzata.
