Il recente Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico ha finalmente fornito le linee guida per la gestione del registro e l'assicurazione dei volontari.
La figura dei Volontari per gli ETS
La prima e più importante considerazione è certamente legata al fatto che il Volontario per l’attività che presta a titolo di volontariato non deve essere in alcun modo retribuito.
NB: Deve essere considerata attività di volontariato non solamente quella rivolta allo svolgimento di una o più attività di interesse generale, ma anche quella relativa all’esercizio di una carica sociale. In altre parole, un amministratore che svolga la propria carica senza venire retribuito deve essere considerato un volontario a tutti gli effetti, iscritto nel registro dei volontari e assicurato ai sensi dell’art.18, c.1 del Cts.
È possibile effettuare dei rimborsi spese ai Volontari. Sempre nel rispetto dei limiti previsti dall’art. 17 del Cts. Il codice ammette che vengano rimborsate le spese sostenute per conto dell’associazione. Questo rimborso spese può essere chiesto anche con un’autocertificazione, purché i rimborsi non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e l’organo sociale competente deliberi sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso.
Volontario occasionale e Volontario “continuativo”
Il Codice del Terzo Settore non definisce in modo esplicito la differenza tra Volontari. Pertanto, è opportuno che sia il singolo Ente a stabilire quali siano i criteri per distinguere i Volontari non occasionali (e quindi iscritti al registro) da quelli occasionali.
Si consiglia di fare un’apposita delibera dell’organo di amministrazione, utile per dimostrare la coerenza di comportamento in caso di controlli. Si potrebbero assumere come criterio quello dell’assiduità e dell’impegno continuativo, stabilendo per esempio dei parametri temporali.
Va ricordato che l’obbligo di assicurare i Volontari riguarda tutti coloro che prestano attività di volontariato in modo non occasionale per il tramite di un ente del Terzo settore, sulla base delle risultanze del registro dei volontari, nonché i Volontari che prestano attività in modo occasionale, anche sulla base di polizze stipulate in forma numerica.
Il Registro dei Volontari: le informazioni che deve riportare
Quali informazioni vanno annotate nel Registro dei Volontari? Nel Registro l'Ente del Terzo settore indica, per ciascun volontario:
- il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
- la residenza o, in alternativa, il domicilio ove non coincidente;
- la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l'organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel Registro.
Come deve essere tenuto il Registro dei Volontari?
Gli Enti del Terzo Settore predispongono un Registro dei Volontari non occasionali e ne garantiscono la tenuta.
Al fine di garantirne l’operatività, il Registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e validato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale (segretario comunale) a ciò abilitato, che dichiara nell'ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.
Gli Enti medesimi possono istituire un'apposita sezione separata del registro, ove sono iscritti coloro che prestano attività di volontariato in modo occasionale.
Il Registro dei Volontari non cartaceo
La legge riporta questa dicitura: "in alternativa al Registro cartaceo è possibile avvalersi di registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l'inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, secondo modalità previste dall'articolo 2215-bis comma 2 3 e 4 del Codice Civile".
Cosa significa questo? Che è possibile tenere un Registro dei Volontari archiviato e consultabile su supporto informatico, a patto che il documento risulti inalterabile grazie all'apposizione della marcatura temporale e firma digitale (v. punto 2 del successivo paragrafo).
Cosa dice il Codice Civile a riguardo?
1 - Le registrazioni contenute nei Registri elettronici devono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
2 - Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti in caso di tenuta con strumenti informatici. È necessaria però l'apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale * e della firma digitale del legale rappresentante dell'Ente o di altro soggetto dal medesimo delegato.
3 - Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale.
- APPROFONDIMENTO La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, data e ora verificabili. La Marca Temporale è un servizio, offerto dall’Ente Certificatore, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).
Articolo di Giovanna Chinellato
Giovanna Chinellato è Commercialista con attenzione al Terzo Settore. È stata dipendente presso l'ufficio Pianificazione e Controllo di Banca Etica e prima lo fu in Intesa San Paolo. Gli studi universitari, le competenze Bancarie e l’esercizio della professione le hanno conferito spiccata attitudine al problem solving, capacità di analisi di bilanci dalle Piccole-Medie Imprese fino a quelli bancari. Con lei collabora una rete di professionisti. Giovanna è Curatore Fallimentare e professionista incaricato da Fondazioni e Associazioni radicate e rilevanti nel territorio. Ha avviato progetti di Start-up innovative e segue volentieri giovani che iniziano l'attività con entusiasmo, supportandoli nelle scelte amministrative e fiscali.