Creare un database ordinato non è semplice, soprattutto se i contatti si sono aggiunti negli anni, raccolti in diverse occasioni e con differenti strumenti. La maggior parte degli Enti del Terzo Settore, così pure le aziende, si trovano ad un certo punto con una mole di dati non indifferente e la necessità di organizzarli.
Prima di iniziare ad inserirli nel tuo CRM è utile fare ordine mentale, creare dei requisiti utili per poi cercarli facilmente, in un sistema di filtri simile a quello dell’Excel.
Ecco alcuni spunti sui campi che puoi utilizzare.
1 - I campi fondamentali
Innanzitutto nome, cognome e email. Questa è la base di partenza alla quale si aggiunge, quasi obbligatoriamente, l’azienda o realtà in cui opera il nostro contatto e il ruolo ricoperto all’interno di essa. A tal proposito ricordiamo che con CiviCRM si possono creare delle “Relazioni” tra la persona fisica e l’azienda, ente, realtà giuridica. In questo modo abbiamo a disposizione 2 schede, una per il soggetto fisico e una per il soggetto giuridico, tra loro collegate da una relazione.
È utile fin da subito inserire le email nelle apposite schede, quella personale (se c’è ) e quella aziendali/dell’associazione. Se del contatto abbiamo solo la sua email di lavoro, possiamo utilizzare quella nella scheda della persona fisica e una generica per la scheda azienda. Indicare, inoltre, tutti i recapiti telefonici, anche questi possono essere distinti in personali e quelli della società.
Infine inserire, se lo conosciamo da subito, il Codice Fiscale, utile soprattutto nel caso delle ricevute per le donazioni. Si tratta di un campo che possiamo inserire anche in un secondo momento, se non lo abbiamo al momento della creazione del nostro database.
2 – Provenienza o fonte
Da dove arriva il mio contatto? Anche questa è un’informazione importante! Sono contatti provenienti da sito tramite form di raccolta contatti o tramite pagine specifiche del sito? Abbiamo una lista raccolta in vari eventi che abbiamo organizzato live? Anche in questo caso assegniamo un’attribuzione (o tag) per indicare la provenienza: SITO, CAMPAGNA X GIUGNO 2023, PARTECIPANTI WEBINAR NOVEMBRE 2022, EVENTO X MAGGIO 2022.
Questo ci permetterà di poter mandare newsletter o altre comunicazioni mirate. Ipotizziamo ad esempio di voler fare un upgrade solo sui contati presenti al nostro ultimo evento chiedendo loro la data del compleanno (utile poi per future campagne), avendo la fonte possiamo farlo.
3 - Persona di riferimento
Se guardiamo un po’ più il lato commerciale del nostro database, un dato importante è sicuramente la persona che ha in carico il contatto stesso. Questa situazione si presenta in particolare nelle Organizzazioni più complesse dove a ogni fundraiser corrisponde un portfolio di medi o grandi donatori. Capiterà prima o poi di dover inviare una comunicazione da parte del fundraiser.
4 - Categorie, tag, gruppi
È necessario distinguere i nostri contatti dando loro delle categorie di attribuzione, quelle più classiche per il Terzo Settore sono: DONATORE, SOCIO, VOLONTARIO.
Mettiamoci sempre nell’ottica di poter comunicare con loro in base alle esigenze di ciascuno, di personalizzare le email o le newsletter. Le categorie vanno attribuite in base alle campagne che pensiamo di fare ora e in futuro.
Abituiamoci quindi a guardare a medio e lungo termine: e se un domani volessi comunicare ai nostri donatori mandando un ringraziamento per il loro impegno annuale? E se volessi ricordare a tutti i miei soci di rinnovare la quota associativa a fine anno? E se organizzassi un meeting solo per la mia squadra di volontari? Magari non abbiamo in mente ora tutte le campagne possibili, ma facciamo quante più ipotesi di future campagne mail in modo da individuarle più corrette possibili.
È vero che un contatto può appartenere a più categoria: un socio può essere ad esempio anche un volontario della nostra Organizzazione; un volontario anche donatore, ecosì via. Un sistema più flessibile è creare tag anziché tipo contatto o gruppi, fin da subito. Poi dai tag si possono creare facilmente e successivamente gruppi.
L'organizzazione può avvenire successivamente. Spesso non si hanno le idee chiare subito, anzi, possiamo dire che la maggior parte delle volte le idee vengono dopo usando il CRM e conoscendo le sue potenzialità.
NB: I tag rappresentano delle vere e proprie etichette che vengono attribuite all'individuo o società in cui opera; possono quindi essere attribuiti sia per identificare la tipolgia di contatto, ma anche per riferisrti ad altre categorie di cui vogliamo avere traccia e includere in campagne specifiche.
Dove organizzare il mio database
Possiamo partire raccogliendo i vari contatti che abbiamo e inserirli in un semplice file Excel, dove ogni colonna rappresenta un campo e le righe sono i nostri record.
Ricordare che:
- ogni colonna contiene una sola informazione
- è fondamentale uniformare le diciture di categoria e provenienza
- è necessario eliminare dalle email spazi prima e dopo o spazi interni
Il lavoro di raccolta e organizzazione deve essere certosino, per questo ti ricordiamo di farlo con pazienza, estrema cura e dedicarci tutto il tempo necessario (evita di farlo nei ritagli di tempo e nei momenti di scarsa concentrazione).
Quando avrai ricontrollato tutto il database, e l’avrai fatto controllare anche ad altre persone (più occhi sono sempre utili per trovare l’errore), sarà pronto per essere importato nel tuo CiviCRM.