In quanto programma open source, basato sulla collaborazione di molti sviluppatori residenti in diversi Paesi, CiviCRM doveva soddisfare le esigenze di Organizzazioni soggette a normative nazionali e prassi contabili diverse. Il loro fattore comune è la cosiddetta "prima nota", cioè la registrazione-base della scrittura contabile.
Breve introduzione ai principi contabili
Nella generalità dei casi qualsiasi movimento contabile produce delle "Variazioni Finanziarie" e/o "Variazioni Economiche", attive o passive. Le Variazioni Economiche possono essere di Reddito o di Capitale. Da qui la necessità di associare alla prima nota quella in "partita doppia". Lo schema seguente dovrebbe fornire un quadro esaustivo di quanto sopra esposto.
NB: dall'ultima riga dello schema notiamo l'uso di due termini: Dare e Avere. Non lasciamoci condizionare dal loro significato letterale, si tratta di una convenzione per distinguere due diverse colonne:
- in quella di sinistra riporteremo l'operazione in Dare;
- in quella di destra riporteremo quella in Avere.
Facciamo un esempio
Ipotizziamo che, dall'Home Banking della Banca, giunga notizia dell'accredito di una donazione di 50 euro mediante bonifico. Da un lato abbiamo una maggior liquidità, cioè una Variazione Finanziaria Attiva (VFA) da registrare nella colonna del Dare; dall'altro abbiamo un ricavo, cioè una Variazione Economica di Reddito Attiva (VERA) da registrare nella colonna dell'Avere.
A queste informazioni vanno aggiunti i codici interni previsti nel piano dei conti dell'Organizzazione del tipo:
VFA.1710 (debit account)
VERA.3040 (credit account).
A volte la registrazione in CiviCRM può avvenire prima che lo sappia la contabilità: è il caso delle operazioni effettuate online direttamente dall'interessato del tipo: donazioni estemporanee o ricorrenti, iscrizioni ad eventi, abbonamenti, quote associative, senza tralasciare le "promesse" di donazione che verranno concretizzate successivamente tramite bonifico. In questi casi la registrazione contabile - spesso cumulativa - la si può effettuare solo quando perviene l'accredito nel conto bancario.
Qui si aprirebbe un discorso derivante dalla recente normativa sulla rendicontazione degli ETS (Enti Terzo Settore) che richiede una dettagliata distinzione delle entrate relative a specifiche attività e Campagne di raccolta fondi (in questi casi diventano essenziali le informazioni di dettaglio provenienti da CiviCRM).
Il dialogo tra CiviCRM e la contabilità
Due premesse importanti:
- se vogliamo avere a disposizione dati utili all'attività di Fundraising, nel database di CiviCRM andrebbero memorizzate TUTTE le operazioni che, nel tempo, hanno riguardato i rapporti con i nostri Stakeholder (donazioni, quote associative ma anche le erogazioni per il Sostegno a distanza ecc...);
- se vogliamo operare su dati attendibili dobbiamo mantenere costantemente allineati i due database: quello di CiviCRM e quello della Contabilità.
Dalla contabilità a CiviCRM
È evidente che, una volta registrata l'operazione nel gestionale di Contabilità, se si tratta di operazione attinente alla relazione con uno Stakeholder (Donatore, Socio,...) bisogna passare l'informazione anche a CiviCRM (l'ideale sarebbe che le due attività venissero compiute dalla stessa persona).
Nota bene
Per arrivare ad un automatismo nell'allineamento di CiviCRM partendo da un foglio excel o dal gestionale di Contabilità, è necessario
1) che siano state registrate le informazioni utili ad identificare il donatore
2) dotarsi di un programma specifico che, filtrando le operazioni registrate, produca un file in formato .csv secondo il tracciato previsto da CiviCRM.
Il batch di data-entry previsto da CiviCRM per l'introduzione manuale di lotti di donazioni prevede l'inserimento delle seguenti informazioni:
- il numero e l'importo totale dei movimenti che si andranno ad inserire (per quadratura)
- gli estremi del Donatore (Cognome e Nome o email) per individuare esattamente il "Contatto" (se già censito) oppure per inserire, con l'occasione, un nuovo Contatto (Individuo, Organizzazione o Gruppo informale);
- il tipo di operazione (scegliendo tra quelli previsti)
- la data contabile
- l'importo
- lo "status" dell'operazione (normalmente "completed")
- il metodo di pagamento utilizzato (PayPal, Bonifico, ...)
- la circostanza in cui è avvenuta la donazione
- l'eventuale causale espressa dal donatore.
Da CiviCRM alla contabilità
La struttura contabile di CiviCRM è stata motivo di particolare attenzione da parte degli sviluppatori di CiviCRM che non hanno tralasciato alcun dettaglio.
Per questo, nella fase di setup, la Contabilità dovrà fornire a CiviCRM tutti i riferimenti del "piano dei conti" relativi alle operazioni che possono riguardare il Fundraising.
In questo modo ogni transazione registrata online viene associata contabilmente ad un "tipo di operazione" (detto anche "tipo finanziario") a sua volta collegato con almeno due "conti finanziari" (a volte anche più di due come nel caso di pagamenti con carta di credito dove bisogna tener conto delle commissioni applicate dai gestori dei pagamenti PayPal e Stripe).
I dati delle donazioni predisposte online potranno essere esportati da CiviCRM ottenendo dei "lotti" di registrazioni contabili stampabili ed, eventualmente, importabili da una specifica funzione del gestionale di Contabilità.
Dall'immagine sottostante abbiamo un esempio dei Codici Contabilità previsti dal piano dei conti di un'ipotetico ETS relativi alle donazioni online disposte da persone fisiche (nella quarta riga, prevista da CiviCRM per contabilizzare eventuali costi di vendita, in questo caso c'è il collegamento ad un conto fittizio).
Nella tabella sottostante vediamo un elenco delle tipologie di operazione eseguibili online tramite CiviCRM, con a fianco la descrizione dei relativi Conti Finanziari.
L'elenco prosegue con le tipologie di operazioni registrabili manualmente, successivamente alla registrazione in prima nota.
