Membership Extras è un'estensione di CiviMember dedicata a tutti gli utenti che sfruttano molto il modulo delle Iscrizioni. Non è l'unica estensione compatibile con CiviCRM ma è interessante perché prevede diverse funzionalità aggiuntive.
Eccone alcune:
- Rinnovo automatico dell'iscrizione del socio ed emissione automatica della fattura
- Possibilità di processare debiti diretti di alto volume
- Aggiornamento dello status di un membro a posteriori
- Aumento automatico del prezzo dell'iscrizione e del rinnovo: capita spesso, infatti, che i gestionali si blocchino sulla quota iniziale per un tipo di iscrizione, e sia difficile modificarla.
- Aggiornamento automatico delle regole e cambiamento dello stato del socio
- Calcolo delle rate per le iscrizioni e supporto del pagamento a rate e della gestione degli ordini.
Membership Extras e la gestione degli abbonamenti
Cosa vuol dire quest'ultimo punto? Facendo un esempio concreto: con CiviMember standard è possibile avere abbonamenti di diversa durata (anno, mese, trimestrale), ma il sistema non permette un pagamento a rate; non si può pagare un abbonamento annuale in 12 rate, per esempio. Aggiungendo l'estensione grautita Membership Extras si può fare con facilità!
Mentre nel piano standard i contributi vengono registrati automaticamente e viene registrato anche il pagamento in sospeso, nella versione Extras si può creare un vero piano di pagamento con rate fisse o variabili. Per ogni rata, che di default è mensile ma è modificabile, si può poi salvare la fattura, programmare email, trasmettere il pagamento alla banca, ecc.
Se si seleziona un piano con l'aggiornamento prezzi automatico il sistema, infatti, mostrerà una previsione prezzi per un determinato periodo. Calcolerà automaticamente il numero di rate e l'ammontare delle stesse. Alla quota associativa, nel pagamento mensile, inoltre, si può aggiungere anche una eventuale donazione (sia nel contatto, sia nel piano rateale) e tutto resta collegato alla scheda contributi del socio.
Gestione dei soci in sospeso
Un altro vantaggio di Membership Extras è la gestione dei soci in "sospeso". Solitamente in sospeso è il socio in ritardo con i pagamenti, e la sua condizione resta tale finché la rata non viene pagata.
Nella versione Extras vengono estese le regole dello stato di appartenenza, consentendo anche di modificare lo stato di un'iscrizione quando un pagamento è in ritardo, in modo da poter tracciare i soci in sospeso e inviare loro automaticamente una email prima che terminino definitivamente i loro vantaggi da iscrizione. Per fare ciò è sufficiente creare una nuova regola di stato di appartenenza basata sulla opzione in sospeso.
Ordine dei processi di fatturazione
Come accennato sopra, inoltre, è possibile gestire con facilità, a posteriori, gli aggiornamenti e i componenti aggiuntivi. Questo consente agli Amministratori di modificare le tipologie di iscrizione dei soci durante il periodo di iscrizione stessa aggiornando, retrocedendo o aggiungendo componenti diversi a seconda delle necessità. Questi cambiamenti saranno recepiti dal sistema come un flusso e, automaticamente, verrà riconsciuto in fattura.
Questo meccanismo automatico è molto importante per ridurre i costi di transazione nelle Associazioni e rendere ordinati i processi di fatturazione.
All'aumentare della complessità di gestione di un'Associazione, l'estensione Membership Extras è la soluzione ideale per facilitare i processi di pagamento, di rinnovo e di cambiamento degli associati.