Blog: strumenti, tutorial e strategie

Immaginiamo di avere nel nostro database un discreto numero di Contatti di cui sappiamo solo il nominativo e l'email: dati raccolti in svariate occasioni (partecipazione ad eventi, piccole donazioni raccolte al nostro banchetto ecc...). Di loro vorremmo sapere qualcosa di più, anche solo per ringraziarli.

Quante volte ci siamo trovati nella necessità di visualizzare ed aggiornare dati anagrafici presenti nei nostri database online e abbiamo pensato con nostalgia a quando utilizzavamo l'Excel che, almeno su queste cose, era fantastico (ma, certamente non adeguato ad aggiornare elenchi di qualche decina di migliaia di record)!

CiviCRM è un ottimo software anche a supporto delle attività di Corporate Fundraising, ovvero quella modalità di raccolta fondi che si basa sulla co-progettazione con le Aziende allo scopo di instaurare relazioni durature e strutturate nel tempo, secondo i principi della *Corporate Social Responsibility

Quasi tutte le Organizzazioni del Terzo Settore hanno necessità di rapportarsi con la propria base associativa. La gestione si differenzia notevolmente da quella dei donatori, pur avendo alcuni punti in comune.

Immaginiamo di avviare una campagna Get Member (Porta un amico) e di chiedere ai nostri attuali sostenitori e volontari (Stakeholders) di presentare l'Associazione ad un loro contatto. Come fare? Potremmo inviare loro una mail o chiamarli per invitarli a compilare un modulo sul nostro sito con i loro dati e quelli della persona segnalata.

Una comunicazione per essere efficace deve rivolgersi al pubblico giusto, o "target" in gergo. Identificare un segmento di pubblico, infatti, è il primo passo per fare in modo che il nostro messaggio venga letto, percepito e che porti a future azioni e conversioni.

Siamo in prossimità di fine anno ed è il momento di "riscaldare i cuori" dei nostri sostenitori. Tra le consuete modalità di comunicazione finalizzate al fundraising, oltre alla presenza sui social, sarebbe importante prevedere anche l'invio di un mailing personalizzato. Ecco alcuni accorgimenti da adottare prima dell'invio della nostra Campagna.

"Mosaico" è un editor di email completamente "made in italy", gratuito e utilizzabile senza necessità di registrarsi; è lo strumento che meglio si "dialoga" con CiviCRM per l'invio di Newsletter. La sua interfaccia a blocchi è molto semplice da usare: le Newsletter, infatti, vengono composte assemblando testi, pulsanti ed immagini e ottenendo delle email "responsive" che si adattano dinamicamente alle dimensioni del dispositivo usato da ciascun destinatario.

Sicuramente ti sarà capitato di richiamare un call center facendo riferimento ad un precedente contatto... ti chiederai che relazione c'è tra questo e l'anagrafica di CiviCRM. L'altro giorno l'amico Giovanni mi raccontava di una delle sue rare esperienze positive con un call center.

Wordpress, PayPal, Mailchimp/SendInBlue/MailUp e....database donatori: tanti strumenti che parlano diverse lingue e che ci obbligano a fare contorte operazioni di import ed export da una parte all'altra: c'è da impazzire!

È possibile utilizzare un unico strumento per gestire il sito web, il database dei donatori, le newletter e i pagamenti?

Esistono delle regole d’oro nell’attività di fundrasing? Ovvero delle regole di strategia quasi universali? O la raccolta fondi è più una materia empirica nella quale le regole si costruiscono di volta in volta e sono diverse in base all’Associazione, alla campagna, alla tipologia di donatori? Se la Ricerca di regole d’oro rimane ancora aperta, possiamo però affermare che ci sono delle “variabili d’oro” per la costruzione del nostro database.

Il Codice del Terzo Settore dà piena legittimità giuridica all’attività di raccolta fondi, ammettendo espressamente il fundraising come attività svolta in forma stabile e organizzata, nonché prevedendo forme adeguate di rendicontazione.

Il fundraising è un’azione, o meglio un insieme di azioni mirate, che vanno pensate e programmate, e soprattutto monitorate con cura e metodo; ciò non vale solamente per le grandi Organizzazioni strutturate, ma è importante che anche le piccole Associazioni entrino in quest’ottica in modo da massimizzare i risultati.

Il fundraising e il marketing non sono la stessa cosa! Sono due ambiti completamente diversi, numerose le loro differenze, eppure hanno lati in comune… anzi quando vengono accomunati e utilizzati insieme i risultati sono sicuramente migliori.

Come creare gli Smart Group, ad esempio per tenere aggiornata la lista dei bambini che hanno i requisiti per l'adozione a distanza o dei donatori over 60, destinatari di particolari comunicazioni in base alla nostra strategia di fundraising.

Scrivo, la leggo e la rileggo il giorno dopo! Anche la lettera per la raccolta fondi ha bisogno dei suoi passaggi per essere scritta correttamente, per arrivare dritta al cuore del tuo donatore e quindi essere emozionale ed efficace allo stesso tempo.

Non è solo un esercizio di scrittura ma un vero e proprio strumento di marketing e di fundraising; per questo è importante seguire delle buone regole nella sua stesura. Ecco alcuni piccoli suggerimenti.

A casa tua, ti piacerebbe aprire lo scolapiatti e trovarci le scarpe? Ma con chi ti devi arrabbiare? Con la cucina e il portascarpe, o con chi ha messo le cose al posto sbagliato? Il gestionale per il fundraising è una macchina, intelligente oppure stupida.

Una campagna di raccolta fondi va organizzata e curata nel minimo dettaglio. E’ importante infatti che sia ben strutturata, che raggiunga il cuore dei donatori già acquisiti dall’Associazione (magari grazie a precedenti campagne di fundraising) o dei possibili nuovi sostenitori, che continui a dare i suoi frutti anche dopo, ovvero a campagna terminata.

Senza dubbio il database donatori è il cuore di un’Organizzazione Non Profit, il centro da cui partire per organizzare tutta la futura attività di raccolta fondi e, soprattutto, per fare in modo che questa diventi costante, stabile, produttiva.

Quello che cerchiamo con i donatori, infatti, sono relazioni durature nel tempo. Ecco che il concetto di fidelizzazione diventa fondamentale: il donatore ha abbracciato la causa la prima volta, crede nel nostro progetto e per questo ha bisogno di sentirsi in relazione con noi, di essere partecipe di quello che succede all’interno dell’Associazione, delle attività che vengono proposte, degli sviluppi del progetto stesso.

La scelta del gestionale per il fundraising non è semplice; è un processo che necessita di diverse valutazioni e analisi per capire bene di cosa ha bisogno l'associazione, della mole di dati che deve gestire il software, di come organizzarli e utilizzarli in seguito.

Del resto, il database per il fundraising è forse il tesoro più grande che un'organizzazione possiede. E' il posto in cui si sceglie di custodire tutte le informazioni che, se usate nel modo giusto, determinano la sostenibilità finanziaria di molti progetti, attività e servizi dell'azienda non profit.

Uno degli strumenti che CiviCRM dispone per una organizzazione puntuale dei dati, che ne faciliti l’estrapolazione e la lettura, sono i gruppi intelligenti, gli smart group.

Gli smart group vengono automaticamente popolati qualora i dati del contatto che viene registrato in CiviCRM condivida le caratteristiche o le attività attribuite allo smart group. Quando i contatti vengono aggiunti o modificati, CiviCRM li controlla in automatico e li aggiunge allo Smart Group se soddisfano le caratteristiche che hai configurato.

Da qualche parte avrai sicuramente registrato i dati delle persone che per un motivo o per l’altro sono in contatto con la tua organizzazione. Saranno in un foglio Excel o in un gestionale, in fogli di carta più o meno ben archiviati, o magari sono nella tua testa o ancora nel telefonino dei tuoi colleghi e collaboratori. Ovunque siano, hai la possibilità di valorizzare queste informazioni? Di controllarle e di gestirle di modo che possano essere utili per la tua organizzazione? Se la risposta è“no” o “sì ma…” è evidente che è necessario un cambiamento.